가성비 있게 회의하면 안될까요?

 

회의가 많은 회사, 어떻게 생존할까?

 

‘회의 지옥’에서 살아남는 실전 전략

 

들어가며

하루에도 몇 번씩 회의실을 드나드는 분들, 많으시죠?
회의 한두 개야 괜찮다지만, 회의가 줄줄이 이어지다 보면 정작 내 업무는 손도 못 대는 날도 있습니다.

“왜 이렇게 회의가 많지?” “이 회의, 도대체 왜 하는 거지?” 이런 생각, 해보신 적 있으시죠?

 

오늘은 회의가 일상인 회사에서 어떻게 하면 내 일도 지키고, 회의에도 효율적으로 대응할 수 있을지, 현실적인 생존 전략을 말씀드리려 합니다.

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무조건 다 참석하지 않아도 됩니다

회의 초대가 오면 반사적으로 ‘참석’ 누르시는 분들 계시죠?
하지만 한번 생각해 보세요.

"내가 이 회의에서 반드시 필요한 사람인가?"

이 질문을 스스로에게 던져보는 것부터가 생존의 시작입니다.

 

✔️ 실전 팁

• 회의 안건과 목적을 먼저 확인하세요. 굳이 내가 없어도 되는 회의라면 참석을 정중히 양해 구하고 빠지세요.
• 불참이 어려운 경우에는 팀원 중 관련 있는 분이 대신 참여하도록 조율하는 것도 방법입니다.

회의는 무조건 다 참석하는 게 능사는 아닙니다. ‘선택과 집중’, 중요합니다.

 

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회의 준비, 간단하지만 핵심 있게

회의를 효율적으로 참여하려면, 최소한의 준비는 필요합니다.
그렇다고 거창할 필요는 없어요. 핵심만 간단히 정리하면 충분합니다.

 

✔️ 실전 팁

• ‘현황 → 문제점 → 제안사항’ 이 3줄이면 됩니다.
• 공유해야 할 문서나 자료는 미리 회의 전에 팀 채널이나 이메일로 보내두세요.
• 말을 많이 하기보다, 명확하게 정리한 요점을 던지는 게 더 설득력 있습니다.

시간은 짧게, 임팩트는 크게. 이게 바로 회의 준비의 핵심입니다.

 

회의 줄이자는 말을 꺼내보자

회의가 너무 많다고 느낀다면, 그냥 불만만 갖고 있기보단 회의 구조 자체를 바꾸자고 제안해보는 것도 필요합니다.

 

✔️ 실전 팁

• 반복되는 회의는 문서 보고나 온라인 브리핑으로 대체할 수 없을지 검토해보세요.
• 특히 안건이 명확하지 않은 회의는 회의 자체를 없애는 게 낫습니다.
• 상시 회의는 월 1~2회로 조정하고, 대신 협업 툴을 적극 활용하는 것도 좋습니다.

회의는 줄이고, 실행은 늘리는 방향이 정답입니다.

 

회의록을 먼저 짜두면 회의 시간이 짧아진다

회의가 길어지는 데는 이유가 있습니다.

끝나고 나면 “그래서 누가 뭘 하는 건데?” 이러는 회의, 많이 경험해보셨죠?

결국 기록이 남지 않으면 반복입니다.

 

✔️ 실전 팁

• 회의 전에 간단한 회의록 틀을 만들어서 안건과 담당자 칸을 미리 준비해 놓으세요.
• 회의가 끝나고 30분 이내에 회의록을 정리해 공유합니다.
• 특히 ‘담당자’, ‘기한’, ‘실행 방식’은 꼭 명확히 적어주세요.

기록이 남는 회의는 다시 하지 않아도 됩니다.

 

"30분 안에 끝내봅시다"가 회의의 질을 바꾼다

회의는 길다고 좋은 게 아닙니다.
글로벌 기업들 보면, 15~30분 내로 회의를 끝내는 문화를 기본으로 하고 있어요.
집중해서 이야기하고, 빠르게 의사결정하는 구조죠.

 

✔️ 실전 팁

• 회의 시작 전에 “오늘은 30분 안에 마무리해보겠습니다”라고 선언해보세요.
• 타이머를 켜놓는 것도 효과적입니다. 시간에 대한 의식이 생기니까요.
• 안건 수는 최대 3개 이내로 정리하세요. 그 이상은 분리하는 게 낫습니다.

시간 제한이 회의의 질을 끌어올립니다.

 

 

 

온라인 회의도 전략이 필요합니다

요즘은 화상회의도 많죠. Zoom, Teams, Meet 등등.
근데 이상하게 온라인 회의는 더 피곤하다는 느낌, 들지 않으시나요?

 

✔️ 실전 팁

• 회의 중 멀티태스킹을 줄이기 위해 카메라 ON을 기본으로 하되, 피로도가 높을 땐 OFF도 허용하세요.
• 1시간 이상 회의는 중간에 5분 정도 쉬는 브레이크를 제안해보세요.
• 정기적인 온라인 회의는 주제를 나눠서 20~30분짜리 2회로 쪼개는 게 집중력 유지에 좋습니다.

화면 앞에서 오래 앉아 있는 것도 체력이 필요합니다. 효율이 중요해요.

 

회의 많은 조직문화, 바꿀 수 있을까?

사실 회의가 많은 건 단순한 일정 문제가 아닙니다.
조직의 의사결정 방식, 리더십, 커뮤니케이션 스타일이 얽혀 있는 문제죠.

 

✔️ 실전 팁

• 팀 안에서 회의와 보고를 나누는 구조를 제안해보세요. 예: ‘일일 브리핑 + 주간 회의’
• 보고 문화를 간결하게 바꾸면 회의 수도 자연스럽게 줄어듭니다.
• 의사결정 권한을 팀장급까지 위임해서 회의 없이 바로 실행 가능한 환경을 만드는 것도 중요합니다.

문화는 쉽게 안 바뀌지만, 작은 변화가 큰 파장을 만듭니다.

 

마무리하며

회의가 많다고 해서 모든 게 나쁜 건 아닙니다.
하지만 그 회의가 실제로 일을 움직이게 하고 있는지, 아니면 그저 모이기 위해 모이는 회의인지,
그 차이를 잘 구분하는 게 중요합니다.

 

그리고 무엇보다도,
회의는 ‘시간’과 ‘집중력’을 소모하는 활동이라는 걸 늘 인식해야 합니다.

 

여러분도 오늘부터 회의 지옥 속에서도
효율을 지키고, 내 할 일도 챙기는 생존 전략을 하나씩 실천해보세요.