한 회사의 어머니같은 마음으로 일하시는 총무 담당자 여러분~!
요즈음은 한 회사의 직급 구분으로 인한 업무 분장이 잘 되어 있기도 하지만, 조직사회에서 계급이 정해짐으로 단점이 초래되는 사례가 있기도 합니다. 직급에 연연하여 점점 관료화되어 가는 조직의 분위기가 그 예로 들 수 있습니다.
그래서, 일부 대기업에서는 사원, 선임, 책임 등으로 직급단계를 축소하여 결제단계를 축소하여 빠른 의사결정을 할수 있게 변화되어 가고 있습니다.
또한, 직급보다는 보상이 중요하다는 점, 호칭파괴를 통한 분위기 쇄신, 승진 누락의 실망과 부담이 덜해지는 장점들을 기대할 수 있을 것 같습니다.
하지만, 중소기업에서는 이런 혁신적인 직급체계를 반영할 수 없는 것이 또 현실이기도 합니다.
중소기업은 인력이 제한적이기 때문에 한 사람이 여러 역할을 맡는 경우가 많습니다. 이럴수록 오히려 직급 체계가 명확해야 업무 책임 소재를 구분할 수 있습니다.
그리고 오너 중심의 의사결정 구조를 가지고 있어, 위계가 있는 구조에서 빠르고 직접적인 지시·보고 체계를 선호합니다.
- 수평적인 구조는 자율성과 협업을 전제로 하지만, 중소기업은 그런 문화보다는 속도와 통제력이 우선인 경우가 많습니다.
- 경영자는 위계 속에서 자신과 가까운 ‘핵심 인력’을 중심으로 회사 운영을 하려는 경향이 있습니다.
거래처나 협력사와의 관계에서도 직급은 일종의 신뢰도와 권한의 상징이 됩니다.
- "과장", "부장"과 같은 호칭은 외부에서 그 사람의 역할과 권한을 파악하는 기준이 되며,
- 직급이 모호하거나 수평화되면 외부 커뮤니케이션에서 불필요한 오해나 혼선이 생길 수 있습니다.
이런 여러가지 내용을 종합해보면, 아직까지 중소기업의 직급체계는 혁신적으로 바뀌지는 않을 것이라는 생각이 듭니다.
경영지원본부 총무 업무 소개 및 직급별 역할 정리
기업 경영의 뿌리를 단단하게 지탱하는 부서 중 하나는 바로 ‘경영지원본부’입니다. 그 중에서도 총무 업무는 회사 전반의 조직 관리, 복리후생, 시설·비품·차량·문서 등 제반 자원을 관리하며, 원활한 기업 활동을 지원하는 핵심적인 역할을 수행합니다. 이 글에서는 경영지원본부 총무 업무의 전반적인 개요와 함께, 부서장부터 사원까지 직급별로 어떤 역할을 수행하고 있는지를 살펴보겠습니다.
총무 업무의 전반적 개요
경영지원본부 내 총무 기능은 다음과 같은 다양한 분야를 포괄합니다:
- 조직관리: 회사기구 및 조직 개편, 부서 업무분장, 인사발령·인사제도 관리
- 인사관리: 채용, 입·퇴사 관리, 복무·근태 관리, 연말정산, 4대보험 등
- 복리후생: 건강검진, 유니폼·사원증 지급, 경조사비 지급, 선물 관리
- 교육훈련: 법정교육, 사내 교육기획 및 신청, 교육결과 보고 등
- 문서 및 물류 관리: 공문·우편·택배 접수 및 발송, 인쇄물·양식 관리
- 보안 및 자산관리: 보안시스템 운영, 방문자 및 차량 출입관리, OA·IT 장비 관리
- 구매 및 재고관리: 비품 및 사무용품 구매·불출·폐기, 재고관리 및 보고
- 행사 및 의전: 사내 행사 기획·진행, 외부 방문객 대응, 사무실 임대/운영
이 모든 업무는 각 직급에 따라 분담되어 효율적으로 운영됩니다.
직급별 역할과 책임
1. 부서장 (부장)
부서장은 총무 업무 전체의 방향성과 전략을 설정하고, 각 업무가 회사 정책에 부합하게 운영되도록 관리·감독합니다.
- 정부지원사업, 계약 검토, 중대재해 예방 등 중요 이슈 총괄
- 총무 전반 업무에 대한 검토 및 평가
- 조직문화 구축, 인사제도 개선, 외국인 직원 관리 등 고도화된 업무 수행
- 부서 인력 구성 및 인사 결정에 주도적으로 참여
부서장은 실무보다는 의사결정과 조율, 이슈 관리에 집중하며, 경영진과 직접 소통하는 가교 역할을 합니다.
2. 과장
과장은 중간 관리자로서 팀의 실질적 운영을 책임지고 실무와 관리의 연결고리 역할을 합니다.
- 프로세스 개선, 비용 절감, 유지보수 기획 등 업무 효율성 향상 주도
- 연간 교육계획 수립, 복리후생제도 기획 등 중장기 계획 실행
- 법무, 안전관리, 산업안전, ESH/ESG 관련 사항 검토 및 실행
- 계약관리, 구매·자산관리, 총무 관련 문서 및 제도 관리
과장은 실무 전반을 이해하고 조율할 수 있는 역량이 요구되며, 팀원들에게는 멘토 역할도 함께 수행합니다.
3. 대리
대리는 실무 중심의 운영 관리자로서, 다양한 총무 업무를 직접 수행하면서 팀을 보조하고 관리자의 역할도 일부 담당합니다.
- 입·퇴사 서류 업무, 온보딩 지원 등 직원 운영 지원
- 문서관리, 교육진행, 소프트웨어 및 장비 관리 등 정기적인 운영업무
- 출장비, 복리후생, 자산관리, 안전계획 등 실무 실행
대리는 현장의 ‘실행자’이자 ‘조정자’로서 주임/사원의 업무를 챙기고, 과장급 이상에게는 실질적인 보고와 소통을 수행합니다.
4. 주임
주임은 총무 실무를 주도적으로 수행하는 핵심 역할입니다. 각종 자료 작성, 비품 및 복리후생 관리, 문서 처리, 직원 지원 등 회사의 운영을 위한 기본 운영 담당자입니다.
- 근태, 연장근무, 복직 등 인사 운영 실무
- 4대보험, 연말정산, 증명서 발급 등 사내 행정
- 우편물 및 공문 관리, 식사메뉴·경조사 업무 지원
- 명함, 인쇄물, 사원증 등 소모성 자재 관리
주임은 실질적인 업무 처리자로서 현장의 중심에 있으며, 신입 사원 지도 및 업무 기준 정립에도 중요한 역할을 합니다.
5. 사원
사원은 총무 업무의 실질적인 실행자로서, 주어진 업무를 성실하게 수행하며 실무 경험을 쌓아가는 시기입니다.
- 각종 행정업무, 교육자료 관리, 수당 계산 등 서포트 업무
- 보안, 비품, 차량, 환경 등 일상 관리 업무
- 재고관리, 인쇄물 발주, 출장비 정산 등 실행 중심
사원은 아직 관리자적 책임보다는 학습과 성장이 주된 과업이며, 총무 업무 전반을 습득하고 숙련도를 높이는 데 집중합니다.
마무리
총무 업무는 보이지 않는 곳에서 회사의 기초를 다지는 중요한 역할을 수행합니다. 각 직급별로 서로 다른 역할과 책임을 지니고 있지만, 모두가 함께 움직일 때 조직은 비로소 안정적이고 효율적으로 운영될 수 있습니다.
경영지원본부의 총무팀은 ‘회사의 백오피스’로서의 사명감을 갖고, 오늘도 묵묵히 회사를 뒷받침하고 있습니다.
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