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회사 비품관리규정

 

제1장 총칙

 

제1조(목적)

이 규정은 ○○회사(이하 “회사”라 한다)가 소유하거나 사용하는 비품의 적정한 구매, 사용, 보관, 점검 및 폐기 등의 관리를 통해 비품의 효율성과 책임성을 높이고, 자산의 낭비를 방지함을 목적으로 한다.

 

제2조(적용범위)

이 규정은 회사 전 부서에서 사용하는 모든 비품에 적용되며, 비품의 분류, 신청, 배정, 반납, 폐기에 관한 사항을 포함한다.

 

제3조(정의)

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. “비품”이란 업무 수행을 위해 사용되는 소모성 자산으로, 반복 사용이 가능한 물품을 말하며, 예: 책상, 의자, 서랍, 사무기기, 공구 등.
2. “소모품”이란 일회성 또는 단기간 내 소비되는 물품을 의미하며, 예: 종이, 펜, 토너, 포스트잇 등.
3. “관리부서”란 비품의 구매 및 전체적인 운영·관리를 담당하는 부서로, 통상적으로 총무부서를 의미한다.
4. “사용부서”란 비품을 실제 사용하는 부서를 말한다.

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제2장 비품의 분류 및 관리체계

 

제4조(비품의 분류)

비품은 다음과 같이 분류하여 관리한다.

1. 사무용 비품: 책상, 의자, 캐비닛 등
2. 전산장비: 모니터, 키보드, 마우스, 프린터 등
3. 공구 및 장비류: 간단한 수리도구, 휴대 장비 등
4. 기타 비품: 칸막이, 파티션, 기타 사내 설치용품

제5조(관리책임자 지정)

① 각 부서장은 해당 부서에서 사용 중인 비품에 대한 1차 책임을 가지며, 내부에서 관리담당자를 지정한다.
② 전체적인 비품의 수불 및 재고 관리는 총무부서에서 총괄한다.

 

제3장 비품의 신청, 지급 및 사용

 

제6조(비품의 신청)

① 비품이 신규로 필요하거나 교체가 필요한 경우, 해당 부서는 비품신청서를 작성하여 총무부서에 제출한다.
② 신청서에는 신청사유, 품목, 수량, 예상 금액 및 사용처 등을 명확히 기재하여야 한다.
③ 총무부서는 신청 내역을 검토한 후 예산 범위 내에서 승인 여부를 결정한다.

 

제7조(비품의 지급 및 등록)

① 비품 지급 시 총무부서는 지급 내역을 비품관리대장에 등록하고, 자산번호(또는 라벨)를 부착한다.
② 사용자는 수령 시 수령 확인서를 작성하고 서명하여야 하며, 지급 이후 관리 책임을 가진다.

 

제8조(비품의 사용 및 관리)

① 지급된 비품은 지정된 사용부서 또는 사용자가 사용하며, 타 부서 또는 외부로 무단 반출할 수 없다.
② 비품은 정상적이고 합리적인 범위 내에서 사용하여야 하며, 고장·훼손·분실 등의 사고가 발생한 경우 즉시 총무부서에 보고해야 한다.

 

 

 

제4장 비품의 이동, 반납 및 폐기

 

제9조(비품의 이동)

① 비품을 타 부서로 이전하고자 할 경우, 비품이동신청서를 작성하여 총무부서의 사전 승인을 받아야 한다.
② 이동 후 총무부서는 비품관리대장에 변경사항을 반영한다.

 

제10조(비품의 반납)

① 사용 중단 또는 퇴직, 이직 등의 사유로 비품을 사용하지 않게 된 경우, 즉시 총무부서에 반납하여야 한다.
② 반납 시 상태 확인을 거쳐 다시 재사용 가능 여부를 판단한다.

 

제11조(비품의 폐기)

① 노후, 파손, 기능 상실 등으로 사용 불가능한 비품은 폐기 대상으로 분류하며, 비품폐기신청서를 통해 폐기 요청한다.
② 폐기 처리 시 반드시 실물 확인을 거쳐 대표이사의 승인을 받아야 하며, 폐기 결과는 비품관리대장에 기록한다.
③ 전자제품 등 특정 품목은 폐기물 처리 법령에 따라 적법하게 처분해야 한다.

 

 

제5장 비품의 점검 및 감사

 

제12조(정기 점검)

① 총무부서는 연 1회 이상 비품의 재고 현황 및 상태를 정기적으로 점검한다.
② 점검 결과 불용 비품, 미사용 비품, 분실 비품 등에 대해 정리·보고하고 조치한다.
③ 사용부서는 점검 시 협조 의무가 있으며, 비품 사용 상태에 대한 설명 책임이 있다.

 

제13조(감사 및 책임)

① 비품 관리의 정확성과 책임 강화를 위해 내부 감사 또는 외부 회계감사를 통해 비품 실사를 시행할 수 있다.
② 비품의 분실, 훼손, 무단 반출이 발견될 경우 해당 부서 및 개인에게 책임을 물을 수 있으며, 사규에 따라 징계 또는 배상 조치를 취할 수 있다.

 

 

제6장 보칙

 

제14조(규정 위반에 대한 조치)

이 규정을 위반하여 비품을 무단 사용하거나 반납을 지연하거나 훼손·분실한 경우, 회사는 관련 규정에 따라 경고, 배상, 징계 등의 조치를 할 수 있다.

 

제15조(관련 서식)

이 규정의 시행을 위해 다음의 별지 서식을 활용한다.

1. 비품신청서
2. 비품수령확인서
3. 비품이동신청서
4. 비품폐기신청서
5. 비품관리대장

제16조(규정의 개정 및 시행)

① 본 규정은 총무부서의 검토를 거쳐 대표이사의 승인을 받아 개정할 수 있다.
② 이 규정은 20XX년 XX월 XX일부터 시행한다.

 

회사 비품관리규정 양식.docx

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회사 비품관리규정 양식.pdf

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